Assessment bij maatschappelijke organisatie door the/experts
Een grote maatschappelijke organisatie bevond zich op een belangrijk kantelpunt. Met een omvangrijke medewerkerspopulatie en een sterke afhankelijkheid van meerdere bedrijfskritische applicaties nam de complexiteit van de IT-omgeving de afgelopen jaren fors toe.
Door eerdere organisatorische veranderingen waren teams in andere rollen terechtgekomen en verschoof de focus steeds meer richting vernieuwing. Hierdoor raakte de balans tussen beheer (RUN) en vernieuwing (CHANGE) minder scherp. Incidenten vroegen meer aandacht dan gewenst en legden druk op de continuïteit van de dienstverlening.
Dit maakte duidelijk dat processen op onderdelen verder verstevigd konden worden en dat er behoefte was aan meer structuur, eigenaarschap en overzicht binnen de IT-organisatie.
In die context werd the/experts gevraagd om een onafhankelijk assessment uit te voeren. Centrale vragen daarbij waren:
- Hoe zijn de processen in de IT RUN-keten ingericht?
- Waar zitten risico’s voor de continuïteit van de dienstverlening?
- Wat is nodig om de IT-organisatie weer stabiel én wendbaar te maken?
Vanaf de gezamenlijke kick-off is bewust gekozen voor co-creatie. Deze manier van samenwerken zorgde voor een open en gedragen traject, met regelmatige afstemming. Zo konden voortgang en bevindingen continu worden besproken en waar nodig direct worden bijgestuurd.
Alle RUN-processen zijn in kaart gebracht, met aandacht voor de samenhang tussen teams, systemen en leveranciers. Daarbij is niet alleen gekeken naar wat zichtbaar was, maar juist ook naar de onderliggende patronen die verstoringen en risico’s veroorzaakten.
Die ‘onderstroom’ gaf waardevolle inzichten. Rollen en verantwoordelijkheden bleken niet overal eenduidig belegd, processen waren deels historisch gegroeid en kennis was verspreid over meerdere medewerkers. Dit maakte de organisatie kwetsbaar. Daarnaast zorgden onduidelijke afspraken rondom wijzigingen in systemen soms voor onnodige risico’s binnen de keten.
De kracht van het assessment zat in de combinatie van feitelijke observaties, scherpe analyse en constructieve aanbevelingen. De focus lag niet op symptoombestrijding, maar op duurzame verbeteringen, met oog voor bestaande afhankelijkheden en samenwerkingen met externe partijen.
Het resultaat was een helder, gedeeld en toekomstgericht beeld van de IT-operatie. Het assessment bracht overzicht en richting. De organisatie beschikt nu over een stevig fundament waarop verdere professionalisering kan worden gebouwd, en over concrete handvatten om de continuïteit van de IT-dienstverlening structureel te versterken.
Voor the/experts was dit een waardevol traject. Niet alleen vanwege de inhoudelijke complexiteit, maar vooral door de open houding en bereidheid van de organisatie om kritisch te kijken, te leren en gezamenlijk te bouwen aan verbetering.
