MOJO is de bekendste en grootste concertpromotor in Nederland. Van concerten in uitverkochte zalen, grootschalige festivals of evenementen in stadions; praktisch iedere concert- of festivalganger is wel eens naar een MOJO evenement geweest.
Het opbouwen en organiseren van deze evenementen is een behoorlijk uitdagend proces. Om alles in goede banen te leiden is het van belang om te weten wie er allemaal op het evenement achter de schermen aanwezig is. Om de veiligheid voor alle aanwezigen te garanderen is tegenwoordig de accreditatie van alle betrokkenen op en rondom het evenemententerrein essentieel.
MOJO’s uitdaging voor het afgelopen festivalseizoen draaide dan ook om het verkrijgen van een handzaam accreditatiesysteem waarmee realtime ieders toegang en privileges geregistreerd en gehandhaafd wordt.
Hoe zorg je voor een flexibel en veilig systeem, waarmee leveranciers, licht- en geluid crews, horecapersoneel, security, de pers, tot aan de artiest én zijn / haar gasten geregistreerd worden en toegang krijgen tot de juiste faciliteiten?
Voor die uitdaging ging MOJO op zoek naar een IT partner die, onder een pittige tijdsdruk, een dergelijk systeem kan ontwerpen. Het testterrein voor ogen: het komende festivalseizoen, met onder meer Lowlands, North Sea Jazz, Down the Rabbit Hole. Te starten met niets minder dan Pinkpop, het langstlopende jaarlijkse popfestival ter wereld. Hoe verliep dit proces?
Opdracht en keuze voor samenwerking met the/experts
Om inzicht te krijgen in het gehele proces spraken we met Nanouche Hukker, productiemanager bij MOJO. Nanouche verklaart: ‘Aangezien er nog geen bestaande software was om het vraagstuk van MOJO op te pakken, leverde dit een opdracht op met veel onzekerheden betreft de mogelijkheden en onmogelijkheden én de benodigde tijd om een dergelijk accreditatiesysteem op te zetten. MOJO zat aan tafel met diverse partijen die zeer uiteenlopende schattingen gaven.
Met the/experts was het anders. Zij gaven ons een ander, eerlijker perspectief.
Simpel gezegd gaven ze aan: we weten het antwoord op jullie technische vraagstuk nog niet, maar we zijn wel bereid en gedreven om deze samen met MOJO boven water te krijgen.’
Naast de parate technische kennis had the/experts nog geen relevante branche ervaring. Vanaf het begin werd echter direct in productieve gesprekken gestreefd naar het achterhalen van de juiste benadering voor MOJO. Nanouche: ‘the/experts praatte niet alleen maar mee met ons, maar ging zeer serieus inhoudelijk in op het vraagstuk. Ze begrepen duidelijk waar we naar op zoek waren en waren bereid om verder te kijken dan de standaardoplossingen. Door samen het traject te doorlopen en zaken af te stemmen werden de planningen en schattingen veel scherper en realistischer.’
the/experts maakt hierbij gebruik van Product Visie sessies en gaandeweg Event Storming sessies.
Wat maakt de samenwerking zo succesvol?
De openhartige en eerlijke benadering van het vraagstuk leverde the/experts de opdracht op, en vanuit de positieve eerste gesprekken bleek al snel hoe een zeer goede match tussen opdrachtgever en ontwikkelaar was ontstaan
Nanouche: ‘Aanvankelijk was het wel even wennen om met the/experts samen te werken. Bij Mojo zijn we gewend om zeer autonoom te werken, wat wel even anders is dan de agile werkwijze van the/experts . Maar tijdens de standups bleek al snel dat the/experts goed begreep wat voor ons belangrijk was. En indien dat niet duidelijk was, bleef the/experts doorvragen en doordenken, sterk kijkend naar de achterliggende beweegredenen en bedrijfswaarden van Mojo. the/experts hield ons hierbij vaak een spiegel voor en vroeg door om te achterhalen waarom we nu écht bepaalde features of oplossingen wilden implementeren.’
Door hier scherp in te blijven wist the/experts een MVP te ontwikkelen die op tijd klaar was voor de implementatie tijdens Pinkpop. Dit zou echter nooit gerealiseerd kunnen zijn zonder de passie, gedrevenheid en betrokkenheid van beide teams. Het team van the/experts werkte regelmatig on-site om daar problematieken rechtstreeks aan te kunnen pakken. Nanouche prijst dan ook de gemotiveerde teamleden van the/experts en is onder de indruk van de bijzonder goede samenwerking gedurende het hele traject.
Nanouche: ‘Het was een bijzondere samenwerking, gekenmerkt door een gelijkwaardigheid tussen de teams van MOJO en the/experts . Er werd vanuit beide kanten voldoende ruimte gegeven om een optimale prestatie neer te zetten. Zowel the/experts als MOJO bewogen flexibel mee gedurende het ontwikkelproces. De diverse samenstelling van de teams zorgde ervoor dat we elkaar goed aanvulden, en the/experts hield ons scherp tijdens het gehele traject. Het is een ontzettend mooie prestatie geweest om onder zulke tijdsdruk het accreditatiesysteem (UNA) op tijd gereed te krijgen voor Pinkpop en de daarop volgende concerten en festivals.
Verdere uitrol van UNA: meer dan toekomstmuziek
De succesvolle testrun met het UNA accreditatiesysteem op Pinkpop en diverse andere evenementen zorgt ervoor dat de blik verlegd kan worden naar toekomstige implementaties. Nanouche geeft aan dat diverse shows in de Ziggodome en AFAS Live hiervoor in aanmerking komen. Daarnaast vertelt ze dat vanuit verschillende hoeken al interesse getoond is voor de inzet van UNA.
Tegelijkertijd is vanuit het afgelopen seizoen voldoende input verzameld om nog verbeterslagen te maken binnen het accreditatiesysteem. En dat is een mooie nieuwe uitdaging voor de inmiddels ervaren ‘festivalgangers’ binnen the/experts .
